Virtuelles Büro – Definition, Vor- und Nachteile, Vorteile und mehr! (2023)

Soll ich in einem unsichtbaren Büro arbeiten? Eigentlich nicht, ein virtuelles Büro beschreibt eine moderne Bürolösung, die individuell und völlig flexibel genutzt werden kann. Das virtuelle Büro dient in erster Linie repräsentativen Zwecken. Mieten Sie einfach eine seriöse Geschäftsadresse in bester Lage und gründen Sie dort Ihr Unternehmen.Wettbewerbsvorteil, Bildvergrößerung. Aber bedeutet es wirklich etwas? Wo kann ich ein virtuelles Büro mieten? Und welche Vorteile habe ich durch die Nutzung eines virtuellen Büros?

Was erwartet Sie heute:

• Was ist ein virtuelles Büro?
• virtuelle Bürodienste
• Lohnt sich ein virtuelles Büro?
• Vor- und Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse
• Wie viel kostet ein virtuelles Büro?
• Virtuelles Büro mieten: Worauf ist zu achten?
• Mieten Sie virtuelle Büros in Deutschland
• Die perfekte Outsourcing-Lösung?
• Überwachen Sie Ihr eigenes Unternehmen mit sevDesk
• Abschluss

Was ist ein virtuelles Büro?

Auf Englisch heißt es Virtual Office. Dies bedeutet die Adresse des virtuellen Büros oder einesangemietete GeschäftsadresseDu arbeitest nicht die ganze Zeit. Es handelt sich also nicht um einen physischen Büroraum, sondern um eine flexible Lösung mit repräsentativem Nutzen. Das Konzept eines virtuellen Büros entstand im Jahr 1990. Wer an dieser Stelle an eine Postfachadresse oder ein Postfachunternehmen denkt, liegt falsch. Hinter dem Angebot des Virtuellen Büros stecken mitunter seriöse und absolut präsentierte Immobilien. Und sie liegen idealerweise an gleich gut sichtbaren Adressen. Darüber hinaus kann dort selbstverständlich auch professionelles Personal eingesetzt werden, das jederzeit für Ihre Kunden erreichbar ist. Und das alles, ohne im Büro anwesend sein zu müssen.

Es ist also nicht so, dass dies ein istgefälschte Adressedie Fakten. Hinter dem virtuellen Büro stehen reale Ansprechpartner und Mitarbeiter, die die Kommunikationsaufgaben des Büros übernehmen. Aber welchen Sinn hat das alles? Muss man wirklich eine Geschäftsadresse mieten? Und ist das nicht zu teuer?

Repräsentativer Auftritt dank Virtual Office

Zunächst einmal profitiert das Unternehmen natürlich von adie Anschrift des repräsentativen Unternehmens, an dessen Tür das Schild seiner eigenen Firma hängt. Unternehmen haben nun beispielsweise die Möglichkeit, ihre Post dort zu verwalten. Für den Empfang können Mitarbeiter eingestellt werden, die Pakete oder Briefe entgegennehmen und das Unternehmen direkt benachrichtigen, wenn bestimmte Sendungen eintreffen. Das geht auchDokumenten-Managementerleichtern.

Vorteil:Der Kunde kann das Unternehmen jederzeit kontaktieren, sei es per Post, Telefon oder sogar persönlich. In diesem Sinne handelt es sich also nicht unbedingt um ein unsichtbares Büro. ZUvirtueller Assistentist verantwortlich für den Postdienst, also die digitale Postweiterleitung, den Sekretariatsservice und den Telefonservice. Ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen.

individuelle Telefonnummer

Wenn Sie eine Büroadresse mieten möchten, können Sie gleichzeitig eine individuelle Telefonnummer erhalten. Mit oder ohne inklusiveTelefonservice. Anrufe werden von einem professionellen Mitarbeiter entgegengenommen und entsprechend bearbeitet. Je nach Wunsch besteht die Möglichkeit, Termine zu vereinbaren und wichtige Informationen zu übermitteln. Für den Unternehmer bedeutet dies eine große Arbeitserleichterung.

Geschäftstreffen

Natürlich ist ein virtuelles Büro nichts, was es nicht wirklich gibt. Einige Dienstleister bieten dies auch anGeschäftsräumeÖindividuelle Tagungsräumedie im Einzelfall genutzt werden können. Wenn Sie also wichtige Kunden oder Geschäftspartner empfangen möchten, können Sie dafür Ihr Backoffice nutzen. Sitzplätze können entsprechend reserviert und vorbereitet werden. Sie können beispielsweise einen Konferenzraum mieten, einen Besprechungsraum nutzen oder einen Besprechungsraum mieten. Schließlich trägt auch ein professionelles Geschäftsumfeld zu einem erfolgreichen Unternehmen bei. Für Gäste ist das virtuelle Büro meist zentral gelegen und daher gut erreichbar.

virtuelle Bürodienste

Die Dienste, die Sie mit einem virtuellen Büro nutzen können, können im Bereich Kommunikation oder via liegenSicherheit der Räumlichkeitengefragt werden.

Rezeption und Telefon

AnSekretariatsdiensto Der Telefondienst kann den gesamten Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens beanspruchen. Sollten Sie dies nicht weitergeben können, können Sie diese Aufgabe an einen externen Ansprechpartner delegieren. Für die Entgegennahme und Bearbeitung der Anrufe ist daher ausschließlich dieser verantwortlich. Ein virtueller Assistent hingegen arbeitet unabhängig von IhnenHeimbüroGehen Sie raus und bedienen Sie Ihre Kunden.

Call Center

Im Prinzip ähneln Call-Center-Jobs den Jobs als Rezeptionist. Allerdings kann ein Callcenter mehr Mitarbeiter bereitstellen, sodass mehr Anrufe gleichzeitig bearbeitet werden können.

Voicemail - elektronischer AB

Es ist verständlich, wenn Sie Ihre Kunden selbst telefonisch betreuen und diese Aufgabe nicht an einen Fremden delegieren möchten. Anrufbeantworter sind im Vergleich günstiger und sparen Anrufe und Nachrichten. Doch je größer die Anzahl der Anrufe, desto schwieriger wird es, diese schnell zu beantworten.

Mieten Sie eine virtuelle Geschäftsadresse

Die Vorteile einer seriösen Geschäftsadresse wurden bereits erläutert. Mit einer guten Adresse können Sie bei Ihren Kunden einen positiven Eindruck hinterlassen. Bei Geschäftspartnern kann das wirklich einen Unterschied machen. Möglicherweise wird Ihr Unternehmen genau aus diesem Grund ausgewählt, was bei einer anderen Adresse möglicherweise nicht der Fall ist. Virtuelle Büros bieten somit eine Anrufadresse, von der Sie profitieren.

Kundenservice per Telefon

Wie wäre es, wenn nur wirklich relevante und wichtige Anrufe an Sie weitergeleitet werden? Dies geschieht auch durch aExterner Kundensupportmöglich. Diese Form des Telefondienstes entlastet das Unternehmen.

Erweiterung der digitalen Post

Zu diesem Zeitpunkt öffnet ein externer Dienstleister Ihre E-Mails, scannt sie und lädt sie dann auf einen Cloud-Server hoch. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter, die Zugriff auf relevante Dokumente benötigen, alles in digitaler Form zur Verfügung. Wenn Sie möchten, dass wir Ihnen Post zusenden, können Sie auch diese Weiterleitungsart wählen. Und Sie ersparen sich den täglichen Papierkram und das Sortieren der Post.

Von der Empfangsdame bis zum Notar

Es ist auch möglich, eine Rezeptionistin zu engagieren, die die Kunden direkt empfängt und ihre Zweifel ausräumt. Damit kann diese Person im Namen von mehr als einer Person eine Identitätsprüfung durchführen und Waren oder Dokumente liefernHilfe virtuelles Büro. Je nach Bedarf kann auch ein Notar vor Ort sein.

Lohnt sich ein virtuelles Büro?

Brauche ich wirklich eine virtuelle Geschäftsadresse und soll ich für mich und meine Kunden ein virtuelles Büro mieten? Natürlich müssen diese Fragen individuell beantwortet werden und natürlich ist es auch eine Frage des Geldes.Amtseinführungund Unternehmer haben normalerweise am Anfangkeinen festen Geschäftssitz hatmit entsprechenden Räumlichkeiten. Denn die Einrichtung eines Büros, die Langzeitmiete oder die Renovierung kosten viel Geld. Aus diesem Grund verzögert sich diese Arbeit oft. Doch gerade in der Entwicklungsphase des Unternehmens ist es wichtig, wie man sich präsentiert. Hauptgeschäftskunden inHeimbüroEmpfangen ist in der Regel keine ernsthafte Option.

Und: Wenn Sie ein virtuelles Büro mieten, können Sie auf lange Sicht echte Bürokosten sparen. Möbel und Ausstattung sind im virtuellen Büro bereits enthalten, die Einrichtung der Räume wirkt in der Regel seriös und hochwertig. Ein weiterer Vorteil liegt darin begründetständige Verfügbarkeit. Junge Gründer sparen sich so ein paar Anrufe auf dem privaten Festnetzanschluss und können Berufs- und Privatleben besser trennen und so ein gutes Leben führenWork-Life-Balancehalten.

Auch wer im Ausland arbeitet, könnte von einem virtuellen Büro profitieren. Unternehmen, die im Ausland tätig sind, haben oft das Problem, nicht seriös zu wirken. Bei einer gemieteten Geschäftsadresse passiert das nicht. Ständige Erreichbarkeit und zuverlässige Organisation haben für die Kunden einen gravierenden Einfluss und sind in vielen Belangen entscheidend. Zum Beispiel, wenn der Kunde nicht mehr durch eine ausländische Nummer abgelenkt wird.

Vor- und Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Der virtuelle Büroservice bringt einige Vorteile, aber auch Nachteile mit sich. Daher muss jedes Unternehmen separat darüber nachdenken, ob sich die Anmietung eines virtuellen Büros lohnt.

Vorteile einer virtuellen Büroadresse

• Der Schutz der Privatsphäre ist durch den virtuellen Firmensitz gewährleistet
• Minimieren Sie das finanzielle Risiko
• Sie müssen keine eigenen Büros oder Büroausstattung/Renovierung finden
• Telefon und Post inklusive
• Sekretariatsdienste inklusive
• Raumnutzung für wichtige Besprechungen oder Vereinbarungen
• Garantierter Auftritt eines vertrauenswürdigen Unternehmens
• Mögliche ständige Verfügbarkeit für Kunden
• Geringere Mietkosten im Vergleich zum eigenen Büro

Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse

• Schlechter Ruf durch Verwechslung von Briefkastenfirmen/Briefkastenfirmen
• Das Personal im virtuellen Büro repräsentiert das Unternehmen möglicherweise nicht angemessen

Leider ist es nie einfach, gutes Personal zu finden. Selbst wenn es um das Reputationsmanagement geht, ist es nicht immer eine gute Idee, die Vertretung Ihres Unternehmens völlig Fremden zu überlassen. Deshalb müssen sich Unternehmen hiermit auseinandersetzen und die Virtual-Office-Mitarbeiter ausführlich unterweisen. Dies kann durch Briefings oder Telefonkonferenzen geschehen. Allerdings bieten viele Anbieter mittlerweile sehr professionelles Personal an, sodass man sich zunächst ein eigenes Image aufbauen muss. I: Aufgrund der wachsenden Nachfrage nach dieser Büromethode wächst auch ihre Akzeptanz in der Geschäftswelt. Immer weniger Leute stecken das Backoffice in ein Boot mit der dubiosen fiktiven Firma.

Wie viel kostet ein virtuelles Büro?

Schaut man sich den Markt an, erkennt man schnell die Unterschiede. Und tatsächlich variieren die Preise je nach Service und Stadt enorm. Wenn Sie lediglich eine Geschäftsadresse mieten möchten, zahlen Sie in der Regel einen zweistelligen Euro-Betrag. Es wird teurer, wenn das Unternehmen einen Telefondienst oder sogar ein Vollnutzungsprogramm benötigt. Die Preise liegen also bereits im dreistelligen Bereich.

Beispiel für ein Angebot für ein virtuelles Büro

Für 140 Euro im Monat erhalten Kunden der angemieteten Geschäftsadresse folgende Leistungen:

• Individuelle Telefon- und Faxnummern
• Post
• Gastempfangsdame
• Voicemail
• Webkonferenzkonto
• Sonderpreise für Bürobedarf
• Kostenloser Kaffee und Tee vor Ort

Häufig wird es so gehandhabt, dass einzeln gebuchte Leistungen teurer sind als das Gesamtpaket. Wenn Sie also nur einen Telefondienst wünschen, zahlen Sie einen Aufpreis von beispielsweise 99 Euro. Wenn Sie nur den Postdienst benötigen, müssen Sie 70 Euro pro Monat bezahlen. Daher lohnt es sich insbesondere dann, wenn das Unternehmen mehrere Optionen benötigt. Natürlich ist es wichtig, einzelne Anbieter zu vergleichen, auch wenn diese in derselben Stadt liegen.

Virtuelles Büro mieten: Worauf ist zu achten?

Wer ein virtuelles Büro mieten möchte, sollte sich die einzelnen Vorteile der Anbieter ansehen und die Preise vergleichen. Stellen Sie vor allem sicher, dass der Lieferant über bestimmte Angaben verfügtFlexibilitätKann anbieten. Das bedeutet, dass die Vertragslaufzeit der Kanzlei möglichst flexibel gestaltet und im Idealfall jederzeit kündbar ist. Gerade für Unternehmen, die sich noch im Anfangsstadium befinden, ist das ein wichtiger Punkt. Denn die jungen Gründer wissen noch nicht, wie sich das Unternehmen entwickeln wird.

Prüfen Sie, ob der Anbieter beides hatKomplettpakete, bietet aber auch variable Kosten. Einige Anbieter zählenSekretariats- und Telefondienstezum Beispiel alle 15 Minuten. Hier wäre es besser, nicht pauschal zahlen zu müssen, sondern nach Verbrauch zu bezahlen. Gute Bieter erstellen auf Anfrage ein individuelles Angebot. Es sollte so weit wie möglich auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Sie können sich vorab über die verschiedenen Modelle informieren und sich vor Abschluss des Mietvertrages über das beste Angebot informieren.

Natürlich sollte man sich das Angebot auch allgemein ansehen. Regelmäßige Leistungen können teilweise durch bestimmte Add-ons oder Sonderleistungen ergänzt werden. Schließlich müssen sich die Anbieter selbst differenzieren, um am Markt bestehen zu können. Viele Dienstleister bieten zusätzliche anPortier Servicein. Der Concierge sichert Ihnen zum Beispiel wichtige Eintrittskarten für eine exklusive Veranstaltung oder organisiert das Catering für Ihre Veranstaltung. Es ist auch möglich, einen Tisch in einem exklusiven Restaurant für Sie zu reservieren, wenn Sie ein geselliges oder geschäftliches Abendessen planen.

Mieten Sie virtuelle Büros in Deutschland

Auch wenn Sie noch nie von virtuellen Büros gehört haben, stellen Sie sicher, dass es diese Lösung in Ihrer Stadt gibt. Daher gibt es kaum Anstrengungen, sich in den Hauptbezirken bestimmter Modestädte wie Berlin oder Düsseldorf eine gute Geschäftsadresse zu sichern. Selbstverständlich ist auch die gleichzeitige Eröffnung mehrerer Standorte mit einzelnen Bürozentren möglich. Beispielsweise können neue Märkte im Ausland getestet werden. Wenn die Adresse sehr nah beieinander liegt, baut es Vertrauen auf. Beliebte Büroadressen in Deutschland finden Sie in München am Königsplatz, im Hamburger Chilehaus oder in der Skyper Villa in Frankfurt. Auf jeden Fall hinterlassen diese Adressen einen seriösen Eindruck.

Folgende Städte bieten virtuelle Büroadressen mit den besten Standorten:

• Stuttgart
• München
• Colonia
• Karlsruhe
• Hannover
• Hamburg
• Frankfurt
• Bremen
• Berlin
• Düsseldorf
• Esen
• Dresden
• nürnberg
• Heidelberg-Walldorf
• Boeblingen-Sindelfingen
• Erfurt

Profitieren Sie von virtuellen Büros auf der ganzen Welt

Derzeit sind es insgesamt mehrere TausendGeschäftszentrum, vertrieben in 120 Ländern auf allen Kontinenten. Dank unterschiedlicher Mitgliedschaftsmodelle können sich Unternehmen aus aller Welt perfekt auf ihre Bedürfnisse einstellen. Mitgliedschaften haben den Vorteil, dass Sie beispielsweise Ermäßigungen auf Konferenzräume oder Tagesbüros erhalten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit einer erweiterten Mitgliedschaft uneingeschränkten Zugang zu allen Business-Salons in der Stadt oder im gesamten Bundesgebiet zu erhalten.

Die perfekte Outsourcing-Lösung?

Auf jeden Fall, denn nicht umsonst erfreuen sich virtuelle Büros in der deutschen Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit. Zu den Standardleistungen kommen immer mehr moderne Lösungen hinzu.UnterauftragsvergabeBürodienstleistungen dafür. All das erleichtert mitunter den Alltag im Büro. Vorteil: Sie können sich bei Ihrer Arbeit mehr auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Und das ganz ohne mühsame Büroarbeit, die Zeit kostet und zusätzliches Personal erfordert. Viele Aufgaben können jetzt ausgelagert werden, um schnell und effizient erledigt zu werden.

Überwachen Sie Ihr eigenes Unternehmen mit sevDesk

Wenn es um wichtige Dinge geht, kann man viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens als gut bezeichnenBuchhaltungsprogrammlösen. sevDesk bietet Unternehmen aller Art einen Komplettservice, mit dem sich ebenso komplexe Prozesse im Unternehmen schnell und effizient lösen lassen. mitFunktion zum Schreiben von Angeboten und Rechnungen, senden Sie es mit einem Klick an den Kunden und er kann sie alle verwendenSicherheitsdokumenteAutomatisch scannen und klassifizieren. Dank praktischer Schnittstellen haben Sie Ihre Finanzen jederzeit im GriffUmsatzsteuererklärungenGFinanzberichtohne großen Aufwand und koordinieren Sie Ihre Mitarbeiter.

Abschluss

Sie sind auf der Suche nach einer innovativen und modernen Bürolösung? Dann könnte Virtual Office die perfekte Lösung sein. So erhalten auch kleine Unternehmen ohne eigenen Firmensitz eine bekannte Geschäftsadresse und praktische Zusatzleistungen. Je nach Bedarf können individuelle Bürodienstleistungen gebucht werden, die Platz für wichtige Unternehmensgegenstände schaffen. Ein virtuelles Büro bietet Ihnen maximale Flexibilität, Prestige und mehr Zeit. Wenn Sie hier einkaufen, können Sie eine Bürolösung sogar günstiger bekommen, als es bei Ihrem eigenen Büro der Fall wäre. Besonders junge Gründer haben die Möglichkeit, sich als Teil der Backoffice-Community professionell zu präsentieren.

Ein virtueller Büroservice mit einer virtuellen Geschäftsadresse aktualisiert das gesamte Unternehmensimage. In modernen Tagungsräumen finden wichtige Geschäftstreffen statt. Wer eine Adresse mieten möchte, hat mittlerweile eine große Auswahl. Und das nicht nur in Deutschland, sondern auf der ganzen Welt. Das alles hat längst nichts mehr damit zu tun, dass Sie ein fiktives Unternehmen eröffnen werden. Stattdessen ist das Konzept des virtuellen Büros mittlerweile Teil der Geschäftswelt.